Neue Nachweispflichten für Arbeitgeber seit 1. August 2022

Aufgrund der Umsetzung einer EU-Richtlinie wurde das Nachweisgesetz (NachwG) erheblich verschärft. Das neue Gesetz ist am 1. August 2022 in Kraft getreten und erweitert die bereits bestehenden Nachweispflichten (Neuerungen sind in der u.a. Checkliste grau markiert). Zudem droht bei Verstößen ein Bußgeld von bis zu 2.000 €!

Prüfen Sie die Einhaltung Ihrer Nachweispflichten!

Anhand der verlinkten Checkliste können Sie prüfen, ob Sie die geforderten Nachweispflichten erfüllen.

  • Bereiten Sie sich rechtzeitig auf Nachfragen von Bestandsbeschäftigten vor. Gegebenenfalls können Sie für bestimmte Arbeitnehmergruppen mit identischen Arbeitsbedingungen auch ein Standardschreiben mit den ergänzenden Hinweisen verfassen.
  • Ergänzen Sie Ihre Musterarbeitsverträge umgehend um die neuen Angaben.
  • Bei Bestehen eines Betriebsrates könnte es Sinn machen, allgemeine Arbeitsbedingungen, wie Arbeitszeit, betriebliche Altersversorgung, Schichtsystem etc., in Betriebsvereinbarungen zu regeln und in den Arbeitsverträgen darauf Bezug zu nehmen.
  • Beachten Sie für die Information Ihrer Beschäftigten die neuen Fristen und die Schriftform!

Fristen

Neueinstellungen ab 1. August 2022

Die neuen Pflichten gelten bei Neueinstellungen ab dem 1. August 2022. Demnach muss dem Arbeitnehmer bereits am ersten Arbeitstag die Niederschrift mit den Informationen über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie über die Arbeitszeit vorliegen. Die weiteren Nachweise müssen spätestens in sieben Kalendertagen nachgereicht werden.

Vor dem 1. August 2022 bestehende Beschäftigungsverhältnisse

Beschäftigte, die vor dem 1. August 2022 eingestellt wurden, müssen nur schriftlich über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen unterrichtet werden, wenn sie den Arbeitgeber dazu auffordern. Dann gilt eine Frist von sieben Tagen. Informationen über den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung, die Pflichtfortbildung, das Kündigungsverfahren und geltende Kollektivvereinbarungen müssen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden.

Änderungen während bestehender Arbeitsverhältnisse

Wenn sich wesentliche Arbeitsbedingungen ändern, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer spätestens am Tag der Änderung unterrichtet haben. Gesetzesänderungen oder Änderungen in Tarifverträgen oder Betriebs- oder Dienstvereinbarungen müssen weiterhin nicht schriftlich angezeigt werden.

Schriftform

Laut Gesetz hat der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Eine elektronische Bekanntgabe ist nicht ausreichend! Den Empfang sollte sich der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer schriftlich bestätigen lassen!

Checkliste – kein Arbeitsvertrag!

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Ihnen diese Informationen ausschließlich in Form einer Checkliste zur Verfügung stellen, da uns keine Rechtsberatung zusteht. Für die Erstellung von Arbeitsverträgen nehmen Sie bitte die Leistungen eines Rechtsanwalts in Anspruch.

Die Checkliste entspricht dem Stand vom 1.8.2022; für nachfolgende Änderungen wird keine Haftung übernommen. Jegliche Verwendung geschieht auf eigenes Risiko und unter jeglichem Haftungsausschluss der RSW Steuerberatungsgesellschaft mbH.

Weitere Informationen und Musterarbeitsverträge

Die Industrie- und Handelskammern bieten viele Informationen zum neuen Nachweisgesetz an. Z.B. können Sie sich auf der Internetseite der IHK für Oberfranken, Bayreuth über die wichtigsten Neuerungen informieren! Auch die IHK Frankfurt am Main informiert zu diesem Thema und wird demnächst einen Musterarbeitsvertrag mit allen erfoderlichen Regelungen zur Verfügung stellen.