Neue Vorschriften zur Kassenführung

Neue Vorschriften zur Kassenführung!Der Anwendungserlass zu § 146a AO führt ab dem 1. Januar 2020  für jeden, der aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, folgende neue Ordnungsvorschriften ein:

  1. Belegausgabepflicht
    Ab dem 1. Januar 2020 ist für jeden Geschäftsvorfall ein Beleg auszugeben. Der Beleg kann sowohl elektronisch als auch in Papierform zur Verfügung gestellt werden.
      
    Der Beleg muss folgende Mindestangaben enthalten:
    - Vollständiger Name und Anschrift 
      des leistenden Unternehmers
    - Datum der Belegausstellung und Zeitpunkt des
      Vorgangsbeginns sowie der Beendigung
    - Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder
      Art und Umfang der Leistung
    - Transaktionsnummer
    - Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag
      sowie der anzuwendende Steuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
    - Seriennummer des Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls
    - Betrag je Zahlungsart
    - Signaturzähler
    - Prüfwert
      
    Es genügt, wenn der Beleg zur Verfügung gestellt wird. Er muss vom Empfänger weder mitgenommen noch aufbewahrt werden.
      
    Eine Befreiung von der Belegausgabe ist nur bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen möglich. Die Befreiung muss beim Finanzamt beantragt werden.
  2. Schutz durch ein zertifiziertes Sicherheitssystem
    Sowohl das elektronische Aufzeichnungssystem als auch die digitalen Aufzeichnungen selbst sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen, bestehend aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle.
    Die Zertifizierung erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).
      
    Für nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschaffte Registrierkassen, welche die weiteren gesetzlichen Anforderungen erfüllen, aber nicht aufrüstbar sind, gilt eine Übergangsfrist bis 31. Dezember 2022. Für PC-Kassen gilt diese Übergangsregelung nicht.
      
    Nachtrag lt. Pressemitteilung vom 25.09.2019: Da solche Sicherheitseinrichtungen bis 1.1.2020 voraussichtlich nicht flächendeckend am Markt verfügbar sein werden, hat die Finanzverwaltung eine Nichtbeanstandungsfrist bis 30. September 2020 für die Registrierkassen-Umstellung beschlossen.
  3. Plicht zur Meldung an das Finanzamt
    Der Einsatz solcher elektronischen Aufzeichnungssysteme ist dem zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenen Vordruck innerhalb eines Monats nach dessen Anschaffung oder Außerbetriebnahme mitzuteilen.
    Vor dem 1. Januar 2020 angeschaffte Kassensysteme müssen somit bis spätestens 31. Januar 2020 an das Finanzamt gemeldet werden, es sei denn, sie fallen unter die unter 2. dargestellte Übergangsregelung.
      
    Der amtliche Vordruck steht derzeit noch nicht zur Verfügung.

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Weitere wichtige Vorschriften für eine ordnungsgemäße Kassenführung

Mit dem BMF-Schreiben vom 19. Juni 2018 wurde die Einzelaufzeichnungspflicht konkretisiert:

  • Die Einzelaufzeichnungspflicht besteht unabhängig davon, ob eine offene Ladenkasse oder elektronische Aufzeichnungssysteme verwendet werden.
  • Dabei sind folgende Sachverhalte unmittelbar nach ihrer Entstehung aufzuzeichnen:
    - der verkaufte, eindeutig bezeichnete Artikel oder die Dienstleistung
    - der endgültige Einzelverkaufspreis,
    - der dazugehörige Umsatzsteuersatz und -betrag,
    - vereinbarte Preisminderungen,
    - die Zahlungsart,
    - das Datum und der Zeitpunkt des Umsatzes sowie
    - die verkaufte Menge bzw. Anzahl
    - der Name des Geschäftspartners
  • Für offene Ladenkassen gibt es jedoch eine Erleichterung:
    Ist es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen, z.B. bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung (Beispiel: Eisstand), kann auf die Einzelaufzeichnung verzichtet werden.
    Diese Ausnahmeregelung ist grundsätzlich auch auf Dienstleistungen übertragbar (Beispiel: Fahrgeschäfte, Toiletten).
  • Der Steuerpflichtige muss nachweisen, dass die Einzelaufzeichnung unzumutbar ist.
  • Kann er auf Einzelaufzeichnungen verzichten, muss er seine Einnahmen anhand eines retrograden Kassenberichts ermitteln.
  • Werden mit einem elektronischen Kassensystem Aufzeichnungen vorgenommen, gibt es keine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht
  • Der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht gilt auch für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln.

 

Die Kassennachschau

Seit dem 1. Januar 2018 kann ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten eine Kassennachschau erfolgen (konkretisiert im BMF-Schreiben vom 29. Mai 2018). Einen kurzen Überblick zeigt dieses Video.

  • Neben den elektronischen oder computergestützten Kassensystemen oder Registrierkassen bzw. App-Systemen werden auch Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen geprüft.
  • Die Nachschau erfolgt ohne Ankündigung!
  • Ohne Vorlage eines Ausweises ist dem Prüfer gestattet:
    • Die Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung in Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind.
    • Testkäufe
    • Fragen nach dem Geschäftsinhaber
  • Die Kassen-Nachschau muss nicht am selben Tag wie die Beobachtung erfolgen!
  • Mit Vorlage eines Ausweises ist dem Prüfer gestattet:
    • Formlose Aufforderung zur Duldung der Kassen-Nachschau (z.B. mündlich durch Vorzeigen des Ausweises)
    • Anordnung eines Kassensturzes
      Dies ist jedoch eine Ermessensentscheidung des Amtsträgers, bei der die Umstände im Einzelfall zu berücksichtigen sind.
    • Betreten der Geschäftsräume und -grundstücke, sowie der Fahrzeuge, die gewerblich genutzt werden, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten, aber auch außerhalb, wenn im Unternehmen noch oder schon gearbeitet wird!
      Der Zutritt ist allerdings nur insoweit zu gewähren als dies für die Kassenprüfung erforderlich ist. Eine vollständige Durchsuchung der Geschäftsräume ist nicht erlaubt. Wohnräume dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden.
    • Zugang zum elektronischen Aufzeichnungssystem
    • Einsichtnahme in Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Führung des elektronischen Aufzeichnungssystems erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen (auch Handbücher und Organisationsanweisungen zum jeweiligen Kassensystem)
    • Einsichtnahme in die digitalen Daten oder deren Übermittlung sowie Anforderung der
      - Übermittlung in digitaler Form bzw.
      - Ausgabe der Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger
    • Aufforderung zur Mitwirkung und Erteilung von Auskünften
      Wenn nicht der Geschäftsinhaber anwesend ist, aber Personen, von denen angenommen werden kann, dass sie über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte verfügen, sind diese zur Mitwirkung verpflichtet.
    • Scannen oder Fotografieren von Unterlagen und Belegen zu Dokumentationszwecken
    • Bei Anlass zu Beanstandungen kann der Prüfer sofort zur Außenprüfung übergehen.
      Eine Beanstandung kann sich  z.B. bereits ergeben, wenn aufbewahrungspflichtige Betriebsanleitungen oder Protokolle nachträglicher Programmänderungen nicht vorgelegt werden können!
      Die Entscheidung zum Übergang zu einer Außenprüfung ist eine Ermessensentscheidung.
      Eine solche Betriebsprüfung kann sich dann nicht nur auf die Kassendaten, sondern auf alle elektronischen Daten, alle betrieblichen Unterlagen und alle Steuerarten erstrecken!
  • Tipp: Notieren Sie sich in jedem Fall die Ausweisdaten des Prüfers oder fertigen Sie eine Ausweiskopie an!