Handlungsbedarf für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber: Digitale Entgeltunterlagen werden ab 01.01.2027 verpflichtend!

Die Digitalisierung der Entgeltunterlagen wird ab dem 1. Januar 2027 für alle Arbeitgeber verpflichtend. Die bisher mögliche Befreiung von der elektronischen Führung endet zum 31.12.2026. 

Ist die Befreiung nicht erfolgt, müssen die für die Sozialversicherung relevanten Entgeltunterlagen bereits seit dem 01.01.2022 vollständig elektronisch geführt, eindeutig zugeordnet und für Betriebsprüfungen digital bereitgestellt werden.

Das Wichtigste in Kürze

• Keine neuen Dokumentationspflichten
  Die erforderlichen Nachweise mussten bereits bisher geführt und aufbewahrt werden. Neu ist die verpflichtende elektronische Führung und Bereitstellung der Unterlagen.
• Digitale Betriebsprüfung im Fokus
  Die Deutsche Rentenversicherung muss die Unterlagen im Rahmen einer Betriebsprüfung digital einsehen und auswerten können.
• Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber
  Auch wenn die Lohnabrechnung durch die Steuerberatungskanzlei erfolgt, bleibt die rechtliche Verantwortung für die vollständige und ordnungsgemäße Führung der Entgeltunterlagen beim Arbeitgeber.

Detaillierte Informationen enthält auch das Whitepaper der DATEV "Digitale Entgeltunterlagen - Was Arbeitgeber für Betriebsprüfungen wissen müssen"

Gesetzliche Grundlage

Die Verpflichtung ergibt sich insbesondere aus dem Zusammenspiel der folgenden Vorschriften:

• § 28f SGB IV    Verpflichtung zur vollständigen und geordneten Führung von Entgeltunterlagen
• § 28p SGB IV    Grundlage der sozialversicherungsrechtlichen Betriebsprüfung
• § 8 BVV    Regelung, welche Entgeltunterlagen vorzuhalten sind
• § 8 Abs. 2 BVV    Verpflichtende elektronische Führung ab 01.01.2027
• § 9a BVV    Anforderungen an Strukturierung und Datenübermittlung

Die Dokumentationspflicht besteht bereits heute. Ab 2027 ist jedoch die elektronische Form gesetzlich vorgeschrieben.

Welche Unterlagen sind betroffen?

Je nach Beschäftigungsverhältnis unter anderem:

• Arbeitsverträge bzw. Nachweise nach dem Nachweisgesetz
• Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
• Nachweise zur Versicherungsfreiheit
• Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz
• Entsendungsnachweise
• Statusfeststellungsverfahren
• Bescheide der Sozialversicherungsträger
• Meldungen an die Sozialversicherung
• Nachweise zur Elterneigenschaft für die Pflegeversicherung
• Aufenthalts- und Arbeitserlaubnisse ausländischer Arbeitnehmer

Eine vollständige Auflistung enthält § 8 BVV.

Anforderungen ab 2027

Die Entgeltunterlagen müssen ...

• elektronisch gespeichert sein.
• vollständig und lesbar vorliegen.
• eindeutig einem Mitarbeiter zugeordnet werden können.
• schnell auffindbar sein.
• für eine digitale Betriebsprüfung bereitgestellt werden können.
• GoBD-konform gespeichert werden.
• eine nachvollziehbare Ablagestruktur besitzen.

Checkliste für Arbeitgeber

Sofort prüfen

• Liegt bereits eine Befreiung von der Pflicht zur Führung digitaler Entgeltunterlagen vor?
• Welche relevanten Unterlagen liegen bereits digital vor?
• Welche Unterlagen befinden sich noch ausschließlich in Papierform? 

Bis Ende 2026 vorbereiten

• Papierunterlagen digitalisieren, wenn kein Befreiungsantrag vorliegt
• Einheitliche digitale Ablagestruktur festlegen
• Verantwortlichkeiten im Unternehmen definieren
• Dokumenteneingänge möglichst vollständig digital organisieren
• Benennungsregeln für Dokumente festlegen
• Prüfen, ob Dokumente schnell gefunden und exportiert werden können

Prüfsicherheit herstellen

• Test einer Betriebsprüfung durchführen
• Vollständigkeit der Unterlagen kontrollieren
• Zuordnung zu Mitarbeitern und Zeiträumen sicherstellen
• Datensicherung und Aufbewahrung überprüfen

Unsere Empfehlung

Für die gesetzeskonforme Umsetzung der digitalen Entgeltunterlagen empfehlen wir die Einführung von DATEV Personal. 

Die darin enthaltene digitale Personalakte unterstützt die strukturierte Ablage, die eindeutige Mitarbeiterzuordnung sowie die digitale Bereitstellung von Unterlagen im Rahmen einer Betriebsprüfung und erfüllt damit die wesentlichen Anforderungen der gesetzlichen Neuregelung.

Dadurch reduzieren Sie Verwaltungsaufwand, vermeiden Medienbrüche und schaffen frühzeitig die Voraussetzungen für die verpflichtende digitale Führung von Entgeltunterlagen ab dem 01.01.2027.

Bereit für die Neuerungen ab 1. Januar 2027?

Sprechen Sie uns gerne an. Wir unterstützen Sie bei der Auswahl und Einrichtung der für Ihr Unternehmen passenden Lösung und beim Umstellungsprozess!
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