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Mitwirkungspflicht: Betriebsprüfer dürfen E-Mails mit steuerlichem Bezug anfordern!

Mit seinem Beschluss vom 30.04.2025 hat der Bundesfinanzhof (BFH) entschieden, dass

  • Handels- und Geschäftsbriefe im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 3 der Abgabenordnung (AO) auch E-Mails sein können.
  • die Finanzverwaltung im Rahmen der Außenprüfung grundsätzlich berechtigt ist, vom Steuerpflichtigen sämtliche E-Mails mit steuerlichem Bezug anzufordern.
  • die Finanzverwaltung jedoch kein sogenanntes Gesamtjournal verlangen darf, das einerseits erst noch erstellt werden müsste und andererseits auch Informationen zu solchen E-Mails ent­hält, die keinen steuerlichen Bezug haben.

Was folgt daraus für Sie?

  1. Aufbewahrungspflicht

    Nach § 147 AO sind neben Buchungsbelegen und Jahresabschlüssen auch Handels- und Geschäftsbriefe aufzubewahren – dazu zählen ausdrücklich auch E-Mails.

    Hierbei ist entscheidend:
    - Enthält die E-Mail selbst rechnungslegungsrelevante Informationen
      → E-Mail ist aufbewahrungspflichtig.
    - Stehen diese nur im Anhang 
      → mindestens der Anhang ist aufzubewahren.
  2. Erstqualifikationsrecht

    Die relevanten E-Mails müssen vom Steuerpflichtigen selbst herausgefiltert werden.
    Entstehende Kosten für Aufbereitung und Bereitstellung trägt der Steuerpflichtige.
  3. Welche E-Mails sind betroffen?

    Alle E-Mails, die sich auf
    – Vorbereitung
    – Abschluss
    – Durchführung oder Rückabwicklung
    von Handelsgeschäften beziehen.

Was passiert, wenn Sie nicht mitwirken?

  • Schätzung der Besteuerungsgrundlagen möglich!
  • Aufforderung zur Mitwirkung durch ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen (§ 200a AO)
  • Mitwirkungsverzögerungsgeld (§ 200a AO) droht.

Fazit

Der Prüfer darf die Herausgabe steuerlich relevanter E-Mails (z. B. zu Rechnungen, Verträgen) verlangen, jedoch keinen vollständigen Mail-Export (ungefiltertes Gesamtjournal).

Der Steuerpflichtige ist zur Mitwirkung verpflichtet und muss relevante E-Mails auf eigene Kosten herausfiltern und bereitstellen.


Das zeigt, dass die konsequente E-Mail-Archivierung mit sauberer Struktur inklusive Kennzeichnung der steuerlichen Relevanz essenziell ist, um im Prüfungsfall handlungsfähig zu bleiben.
   

Wie haben Sie Ihre E-Mail-Archivierung organisiert?

Rufen Sie uns an!Sprechen Sie uns einfach an, wenn Sie Fragen zu Umsetzung der steuerrechtlichen Anforderungen haben!
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