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Stellen Sie schon heute die Weichen für die verpflichtende eRechnung im B2B-Bereich!

Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes am 23. März 2024 wurde auch die eRechnungspflicht im B2B-Bereich (Business-to-Business) festgeschrieben.

Da ab 1. Januar 2025 alle Unternehmen von der Einführung der eRechnung betroffen sind, sollten Sie Ihre Prozesse und Rechnungssysteme rechtzeitig anzupassen sowie Ihre Kunden und Lieferanten einzubeziehen!

Was sind die ersten Schritte?

  1. Für den Empfang von eRechnungen müssen Sie sofort ab dem 1. Januar 2025 gerüstet sein!
  2. Richten Sie möglichst bald eine separate E-Mail-Adresse für eingehende eRechnungen ein (z.B. rechnungseingang@muster.de oder rechnungen@muster.de).
  3. Sorgen Sie für einen durchgehend digitalen Prozess der Rechnungsverarbeitung. - Das benutzerfreundliche Portal "Unternehmen online" ist aus unserer Sicht die beste Lösung.
    Die Vorteile sind:
      • Empfangene eRechnungen können medienbruchfrei nach Unternehmen online weitergeleitet bzw. hochgeladen werden.
      • Dort können Sie die eRechnung bearbeiten und gleichzeitig in einem revisionssicheren Archiv speichern.
        "Revisionssicher“ bedeutet, dass der Weg des elektronischen Dokuments nachvollziehbar protokolliert wird, die Speicherung vollständig, richtig und zeitgerecht erfolgt, und dass die Dokumente nachträglich weder verändert noch manipuliert werden können.
      • Des Weiteren bietet Unternehmen online wichtige Zusatzlösungen z.B. für die Erstellung von e-Rechnungen nach neuem Format (Auftragswesen next) oder für den Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Personaldaten).

Wie lauten die Regelungen für Rechnungsempfang und Rechnungsstellung?

Grundsätzlich gilt ab 1. Januar 2025 für alle steuerbaren und steuerpflichtigen inländischen B2B-Umsätze die Pflicht zum Versenden und Empfangen von eRechnungen (ausgenommen sind steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrausweise).

  • Rechnungsempfänger
    Für den Empfang von eRechnungen gibt es keine Übergangsregelungen!
    • Ab 1. Januar 2025 muss jeder Rechnungsempfänger in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten.
  • Rechnungsaussteller
    Für die Ausstellung von eRechnungen gibt es folgende Übergangsregelungen:
    • Bis 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen wählen, ob sie eRechnungen nach der neuen Definition, Papierrechnungen oder andere elektronische Formate (z.B. PDF) versenden, letztere jedoch nur noch mit Einwilligung des Empfängers.
    • Ab 1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027 dürfen nur noch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro weiterhin wählen, ob sie eRechnungen nach der neuen Definition, Papierrechnungen oder andere elektronische Formate (z.B. PDF) versenden (letztere wiederum nur mit Einwilligung des Empfängers).
    • Ab 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen eRechnungen nach den neuen Anforderungen versenden!

 

Was muss ich mir unter der neuen "eRechnung" vorstellen?

  • Wichtig: PDF-Rechnungen gelten nicht mehr als elektronische, sondern als "sonstige Rechnungen", da sie die Anforderungen an die neue eRechnung nicht erfüllen!
  • Die neue Definition der eRechnung orientiert sich an dem entsprechenden Begriff der EU-Norm CEN 16931:
    • Eine eRechnung in diesem Sinne ist eine Rechnung, "die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht."
    • Die Formate ZUGFeRD 2.x und die XRechnung entsprechen bereits der Norm EN 16931.
    • Das EDI-Verfahren kann weiterhin genutzt werden, sofern die für die Umsatzsteuer erforderlichen Informationen so aus dem verwendeten Rechnungsformat richtig und vollständig extrahiert werden können, dass das Ergebnis der CEN-Norm EN 16931 entspricht oder mit ihr kompatibel ist.
    • Ein strukturiertes elektronisches Format der elektronischen Rechnung kann auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden.
    • Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht die Anforderungen an die neue eRechnung erfüllen (z.B. PDF-Rechnungen), werden als "sonstige Rechnung" bezeichnet.

Welche Vorteile hat die eRechnung?

Die eRechnung bereitet den Weg für zukünftige gesetzliche Anforderungen und hat viele Vorteile:

  • Kosten und Zeit sparen (z. B. verkürzte Durchlaufzeiten, Einsparen von Papier und Porto, alles digital in ei-nem System, automatisierte Verarbeitung)
  • bessere Zuverlässigkeit und Verarbeitung (z. B. ortsunabhängige Rechnungsstellung, schneller elektroni-scher Versand und Empfang von Rechnungen, Archivierung, Standardisierung durch vorgegebene Formate)
  • effizientere Workflows (z. B. vereinfachte Rechnungsstellung und Bearbeitung, pünktlichere Zahlung, Validie-rung von Rechnungen, bessere Datenqualität durch verringerte Fehleranfälligkeit, vereinfachte Freigabever-fahren)
  • umweltfreundlich durch Ressourcenschonung (z. B. Verminderung des CO₂-Ausstoßes bei Druck, Kopie und Transport)
  • verlässliche Prüfung und Kontrolle (z. B. einfachere, fehlerreduzierte Rechnungsprüfung, automatisches Fi-nanz-Controlling, verlässliches Mehrwertsteuerverfahren und belegmäßige Verbuchung, effizientere Abläufe mit der Steuerberatung)

Ausblick

Nach derzeitigem Stand beabsichtigt die EU-Kommission, ab 2028 ein elektronisches Meldesystem für innergemeinschaftliche Umsätze einzuführen, über das Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung gesendet werden können.

An der elektronischen Rechnungstellung führt also kein Weg vorbei!

Bereit für die eRechnung?

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