GoBD - Neue Normen zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung

Das Bundesministerium für Finanzen hat mit Schreiben vom 14.11.2014 die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, veröffentlicht.

Die GoBD im Überblick

  • Die neuen Grundsätze konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen.
  • Sie ersetzen mit Wirkung zum 01.01.2015 die GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).
  • Die GoBD müssen von allen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen beachtet werden. Sie betreffen somit eben den buchführungspflichtigen Bilanzierern explizit auch die steuerlichen Aufzeichnungspflichten von Einnahmenüberschussrechnern und bleiben nicht nur auf das System der doppelten Buchführung beschränkt.
  • Die GoBD beziehen sich auch auf Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchführung (z.B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung).

Konkretisierungen und Verschärfungen

Sowohl bei Ihnen als Buchführungs- bzw. Steuerpflichtigem, als auch bei uns, Ihrem steuerlichen Berater, und bei den eingesetzten IT-Systemen sind Analysen und Anpassungen notwendig. Insbesondere müssen folgende Anforderungen gewährleistet sein:

  • Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grund(buch)aufzeichnungen
  • Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen
  • Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen, Daten aus sogenannten Vorsystemen und Stammdaten

Für die buchungstechnische Erfassung und deren Unveränderbarkeit („Festschreibung“) geben die GoBD erstmals konkrete Fristen vor, die sich am Termin der USt-Voranmeldung orientieren.

Unter bestimmten Umständen wird eine geordnete Ablage von Papierbelegen zwar als Grund(buch)aufzeichnung anerkannt, sofern aber IT zum Einsatz kommt, werden leicht veränderbare Dateiformate wie Word oder Excel ausdrücklich problematisiert und erfordern zumindest weitergehende Maßnahmen und Verfahrensdokumentationen.

Zusätzlich verschärft wird die Wahl der verwendeten IT-Unterstützung dadurch, dass die Finanzverwaltung bei der Aufbewahrung von Belegen und sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen eine Ablage der Dateien nur auf Dateisystem-Ebene und ohne weitere Sicherungsmaßnahmen ebenfalls problematisiert.

Klarstellungen beim Umfang der Aufbewahrungspflichten von Daten aus sogenannten „Vorsystemen“ (z.B. Warenwirtschaftssysteme, Materialwirtschaft, Zahlungsverkehrssysteme, Taxameter) – häufig in Verbindung mit dem Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht – verschärfen diese Anforderungen an den Umfang und die Art der Aufbewahrung ebenfalls.

Detaillierte Handlungsempfehlungen entnehmen Sie bitte dem Schreiben Überblick und detaillierte Erläuterungen zu den GoBD.

Dokumentation der Prozesse und internes Kontrollsystem (IKS)

Großes Gewicht legen die GoBD auf die Erstellung einer Verfahrensdokumentation und die Implementierung eines internen Kontrollsystems (IKS).

In der Verfahrensdokumentation ist der gesamte Prozess der Annahme, Kontrolle, Erfassung, Ablage und Aufbewahrung (inkl. Zugriffsschutz) der Belege zu beschreiben. Die tatsächliche Umsetzung während der täglichen Arbeit ist mithilfe von Protokollen u.ä. nachzuweisen, die wiederum archiviert werden müssen.

Zusätzlich ist durch ein IKS regelmäßig zu prüfen und zu dokumentieren, ob die Prozessausführung den Vorgaben der Verfahrensdokumentation entspricht.

Die gewissenhafte Einhaltung dieser Dokumentations- und Kontrollnormen ist eine grundlegende Voraussetzung für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung!

Wir unterstützen Sie!

Wir analysieren aktuell die Auswirkungen auf bestehende Verfahren unserer Zusammenarbeit. Sofern organisatorische Maßnahmen aufgrund der Neuregelungen auf Sie und uns zukommen sollten, werden wir Sie gesondert informieren.

Bei Fragen können Sie sich gerne an uns wenden!

 

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