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Private Kfz-Nutzung - Einsatz eines Fahrtenbuchs

Wenn Sie Ihren Betriebs-Pkw auch privat nutzen, werden die betrieblich verursachten Kosten nur bei Einhaltung bestimmter Auflagen anerkannt, z.B. bei Führung eines Fahrtenbuchs. - Ob handschriftlich oder elektronisch geführtes Fahrtenbuch - die Finanzbehörden stellen hohe Anforderungen! 

Zum Nachweis des betrieblichen Nutzungsanteils ist ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu führen. Dabei muss gewährleistet werden, dass das Fahrtenbuch vollständig und richtig ist. Hierzu gehört, dass die Aufzeichnungen zeitnah, lückenlos und fehlerfrei sowie in geschlossener Form (Buchform, gebunden) geführt werden.

Nach Auffassung höchster Rechtsprechung (Urteile des BFH vom 09.11.2005 sowie vom 16.11.2005) ist zum Nachweis des betrieblichen Nutzungsanteils eines auch privat genutzten betrieblichen Kfz ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erforderlich.

Ein Fahrtenbuch ist dann ordnungsgemäß, wenn

  • sämtliche Fahrten – sowohl betriebliche wie auch private Fahrten – in geschlossener Form (d.h. gebunden) erfasst sind.

    Folgende Angaben sind daher unbedingt im Fahrtenbuch aufzuzeichnen:
    • Datum jeder Fahrt
    • Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt
    • Reiseziel
    • Reisezweck
    • aufgesuchte Geschäftspartner
    • Umwege sind aufzuzeichnen

         Ein handschriftlich geführtes Fahrtenbuch, das zeitnah, lückenlos und fehlerfrei mit den
         oben genannten Angaben geführt wird, erfüllt diese Voraussetzungen.

  • gewährleistet werden kann, dass nachträgliche Veränderungen am Fahrtenbuch technisch ausgeschlossen sind bzw. diese dokumentiert und offen gelegt werden.

Elektronisch geführte Fahrtenbücher müssen daher garantieren, dass Veränderungen an den Eintragungen entweder technisch ausgeschlossen sind bzw. dass nachträgliche Veränderungen am Fahrtenbuch dokumentiert und offen gelegt werden.

Ein in Excel erstelltes Fahrtenbuch kann jederzeit nachträglich verändert werden. Daher genügt es den Anforderungen der höchsten steuerrechtlichen Rechtsprechung nicht. Im Regelfall wird daher die Finanzverwaltung Fahrtenbücher, die mit dem Programm Excel erstellt wurden, nicht anerkennen.

Fazit

Führt der Steuerpflichtige ein handschriftliches Fahrtenbuch, muss gewährleistet sein, dass die Eintragungen zeitnah, lückenlos und fehlerfrei erfolgen.
Verwendet der Steuerpflichtige ein manipulierbares elektronisches Fahrtenbuch birgt dies die Gefahr, dass die betrieblichen Nutzung des Kfz und die damit zusammenhängenden geltend gemachten Kfz-Kosten steuerlich nicht anerkannt werden.

Erkundigen Sie sich vor Kauf eines elektronischen Fahrtenbuchs ob es die Anforderungen der Finanzverwaltung auch erfüllt!

Achtung

Die Eintragungen im Fahrtenbuch können von Finanzverwaltung und Justiz mit Hilfe eines statistischen Verfahrens, dem Chi-Quadrat-Test, geprüft werden. Wenn dieser Test eine hohe Abweichung von einem Vergleichswert ergibt, kann dies von der Finanzverwaltung als zusätzliches Indiz für Manipulationen bei den Aufzeichnungen der Tageskilometer gewertet werden (vgl. Urteil des Finanzgerichts Münster vom 7.12.05). Das kann dazu führen, dass die Eintragungen im Fahrtenbuch nicht anerkannt werden!