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Frühjahrsputz 2011 - Bereinigen Sie Ihre Geschäftsunterlagen!

Spätestens mit Beginn des Frühjahrs sollten Sie sich von überflüssigen Geschäftsunterlagen trennen. Hierbei gelten für die Aufbewahrung von E-Mails dieselben Vorschriften wie für Unterlagen in Papierform: Die Aufbewahrungsfrist richtet sich nach dem Inhalt der Schriftstücke

Geschäftsunterlagen, die Sie Anfang 2011 entsorgen können:

Im Einzelnen gelten folgende Regelungen:

  • Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, Buchführungsunterlagen und Buchungsbelege müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende desjenigen Kalenderjahrs, in dem sich der dokumentierte Geschäftsvorfall zugetragen hat. Daher können Sie ab Januar 2011 alle Geschäftsunterlagen vernichten, die aus dem Jahr 2000 oder früher stammen.

    Gleiches gilt für Bücher und Inventare, die bis zum 31.12.2000 aufgestellt wurden.

  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Wiedergaben (Durchschriften/Kopien) der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe (z. B. Angebote), sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen (z. B. Preisverzeichnisse) und Nachweise zu Investitionszulagen müssen Sie nur 6 Jahre aufbewahren. Diese Unterlagen dürfen Sie 2011 vernichten, soweit sie aus dem Jahr 2004 oder früher stammen.

Geschäftsunterlagen, die Sie in keinem Fall vernichten dürfen:

Überhaupt nicht vernichten dürfen Sie Unterlagen, wenn sie von Bedeutung sind für

  • eine begonnene Außenprüfung,
  • anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • ein schwebendes oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt
  • und bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.

Geschäftsunterlagen, für die keine Aufbewahrungsfristen gelten:

Ohne Bindung an irgendwelche Aufbewahrungsfristen können Sie allgemeine Korrespondenz entsorgen, die Sie mit Kunden, Lieferanten und sonstigen Vertragspartnern geführt haben. Dazu zählen insbesondere Kundenanfragen, die nicht zu einem Auftrag oder einem Vertragsabschluss geführt haben.

Eine Ausnahme gilt für den Fall, dass es mit einem Kunden oder Lieferanten Meinungsverschiedenheiten über die Art und Güte der Lieferung/Leistung gibt und es später zu einer Berichtigung der Rechnung kommt. Wird keine neue Rechnung geschrieben, so müssen sich aus der Rechnung und der zugehörigen Korrespondenz sämtliche Angaben ergeben, die für eine steuerlich berücksichtigungsfähige Rechnung benötigt werden. Für diese Korrespondenz gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von in der Regel 6 Jahren.

Die digitale Betriebsprüfung und ihre Auswirkungen

Weit reichende Zugriffsrechte haben Finanzämter auf elektronisch gespeicherte Daten und EDV-gestützte Buchhaltungssysteme. Für nach dem 1.1.2002 entstandene Daten gilt eine 10-jährige digitale Aufbewahrungsfrist z.B. für Bücher, Buchbelege und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte.